Terwijl de hoeveelheid data die organisaties creëren blijft toenemen, staan ​​ze allemaal voor dezelfde uitdaging: hoe kunnen ze hun werknemers in staat stellen de antwoorden te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen wanneer de informatie verborgen is in verschillende bronnen, waaronder e-mailservers, databases , netwerkschijven, cloudschijven en talloze SaaS-apps.Als werknemers niet de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om productief te blijven, lijdt de effectiviteit van het hele bedrijf eronder.Wat organisaties nodig hebben, zijn tools waarmee werknemers informatie kunnen zoeken via meerdere bronnen binnen de onderneming.Enterprise-zoeksoftware doet precies dat en biedt één enkele applicatie die volledige toegang biedt tot alle bedrijfsinhoud - van HR-beleid en helpdeskdocumenten tot marketingmateriaal en lopende projectbesprekingen - ongeacht waar deze zich bevindt.Deze tools identificeren en halen informatie op uit elk gegevenstype dat bedrijven opslaan, inclusief gestructureerde gegevens, gevonden in databases, evenals ongestructureerde gegevens in verschillende bestandsindelingen, zoals posts op sociale media, e-mail, chats en Internet of Things (IoT ) sensorgegevens.Sommige enterprise-zoekplatforms bevatten extern gerichte functies, zoals e-commerce of klantenservice, als onderdeel van de kernfuncties of als add-on-modules.In deze gids hebben we ons voornamelijk gericht op intern zoeken als kennisbeheertool voor medewerkers."Enterprise Search stelt mensen in staat informatie en kennis te vinden in hun corpus van documenten, inhoud en databases", zegt Mike Gualtieri, vice-president en hoofdanalist bij Forrester Research.“Het voordeel voor een organisatie is dat medewerkers direct toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.”Industrie-analisten zeggen dat enterprise search verandert in technologie die bedrijven helpt informatie te synthetiseren door gegevens uit bedrijfsgegevensbronnen op te nemen, te ordenen en te analyseren om werknemers nauwkeurige inzichten en antwoorden op belangrijke zakelijke vragen te geven.Forrester noemt deze nieuwe zoekcategorie 'cognitief zoeken', terwijl Gartner naar deze tools verwijst als 'insight engines'.De meeste leveranciers in deze ruimte hebben connectoren waarmee bedrijven kunnen aansluiten op verschillende gegevensbronnen, zoals databases, cloudopslag en opslagnetwerken die pdf's bevatten, zei Gualtieri.Deze connectors kunnen deze gegevensbronnen crawlen om gegevens uit de bron te extraheren, of het nu gestructureerde of ongestructureerde gegevens zijn, en deze naar de index te sturen waar ze worden verwerkt en opgeslagen.Bovendien kunnen deze connectoren inhoud uit het bronsysteem extraheren door een API-verbinding tot stand te brengen tussen de gegevensbron en de index, de inhoud van de bron te verzamelen en naar de index te pushen om te worden verwerkt en opgeslagen, zonder dat u rechtstreeks toegang tot de gegevens nodig hebt bron zelf."De index wordt opgebouwd door verbinding te maken met de verschillende gegevens- en informatiebronnen", zegt Stephen Emmott, senior director en analist bij Gartner.“Die connectoren zijn de sleutel tot deze mogelijkheid;ze zorgen voor een koppeling tussen de index en de bronnen van de inhoud en data.”"Een van de belangrijkste valkuilen is [niet] kunnen verbinden met de verschillende repositories en [niet] de juiste connectoren hebben om ervoor te zorgen dat al die informatiebronnen zijn verbonden met en kunnen worden geïndexeerd", zei Emmott.Een ander probleem is de relevantie van de informatie of precisie in de zoekresultaten, zei hij.Zakelijke zoekhulpmiddelen gebruiken doorgaans ranglijsten om werknemers te helpen inhoud en informatie te vinden.Die statische "vindbaarheid" - het gemak waarmee informatie kan worden gevonden - is echter niet voldoende om een ​​positieve zoekervaring voor elke gebruiker te garanderen, omdat er geen garantie is dat de informatie die ze vinden ook echt is wat ze nodig hebben.Twee vertegenwoordigers van de klantenondersteuning kunnen bijvoorbeeld naar verschillende dingen zoeken wanneer ze zoeken naar "retourzendingen van klanten". opbrengst.Als enterprise search-tools alleen standaardfunctionaliteit gebruiken, zullen ze beide gebruikers eerst dezelfde inhoud presenteren - inhoud die het meest relevant is voor de zoekopdracht "klantretouren" - in plaats van informatie op basis van de context en intentie van de persoon die naar de informatie zoekt .Er zijn een aantal functies waar bedrijven op moeten letten bij het selecteren van enterprise search-tools, waaronder:Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze tools kiezen die de gegevensbronnen ondersteunen die ze nu hebben en die ze in de toekomst willen implementeren.Een enterprise search-tool kan 250 gegevensbronconnectoren ondersteunen, maar het is niet de juiste tool voor u als het geen ondersteuning biedt voor de gegevensbronnen die uw organisatie onderhoudt.Houd er rekening mee dat sommige enterprise search-tools niet alleen native connectors bieden, maar ook connectoren van derden ondersteunen en/of API's aanbieden voor organisaties die hun eigen aangepaste connectors willen schrijven.Als enterprise search-tools aanbevelingen doen, is het niet voldoende dat die tools elke gebruiker dezelfde resultaten voorstellen.Zoekhulpmiddelen voor ondernemingen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) kunnen aanbevelingen doen op basis van de interesses en het zoekgedrag van andere werknemers wiens profielen vergelijkbaar zijn met het profiel van de huidige gebruiker.Omdat op AI gebaseerde aanbevelingen gewicht geven aan zowel context als gebruikersprofielen, zijn de aanbevelingen relevanter en geven ze werknemers op het juiste moment de informatie die ze willen.Aanbevelingen moeten ook gebaseerd zijn op de rollen, locaties, interesses en voorkeuren van de werknemers.Zoals met elk systeem kan een organisatie een geweldige enterprise search-tool implementeren, maar het zal niet succesvol zijn als werknemers het niet gebruiken.Of werknemers besluiten een bepaald systeem te gebruiken, hangt af van hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk het is.Daarom moeten ondernemingen een zoektool implementeren die is ontworpen met de gebruiker in gedachten, een die een gebruikersinterface van wereldklasse biedt.De tool moet ook gebruiksvriendelijke opties bieden, zoals filters om gebruikers te helpen hun zoekresultaten te verbeteren.Moderne zoekhulpmiddelen voor ondernemingen moeten gebruikers in staat stellen het volgende uit te voeren:Zakelijke zoekhulpmiddelen kunnen meer doen dan alleen gegevens zoeken en relevante resultaten opleveren.Degenen die zoekanalyses bevatten, kunnen organisaties de inzichten geven die ze nodig hebben om beter te begrijpen hoe hun werknemers omgaan met verschillende functies en stellen hen in staat om de gebruikersacceptatie en de gebruikerservaring te verbeteren.Zoals met alle bedrijfssoftware, moeten zoekplatforms voor ondernemingen bedrijfsgegevens beschermen met ID- en toegangsbeheertools.Met veel enterprise search-tools kunnen beheerders de toegang tot specifieke gegevensbronnen, documenttypen en meer beperken op basis van werknemersrollen, zodat werknemers geen gevoelige gegevens zien tenzij hun baan dit toelaat.De platforms moeten enterprise-grade encryptie van data in transit en in rust bieden.Zoek naar een of meer pagina's op de website van de leverancier waarin de veiligheid, naleving van de regelgeving en privacypraktijken worden beschreven, of vraag de leverancier om die informatie.Prijsmodellen verschillen sterk tussen enterprise search-leveranciers. De kosten kunnen zijn gebaseerd op het aantal geïndexeerde documenten, het aantal zoekopdrachten, de gebruikte computerbronnen, gebruikskosten per uur of maand, maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten of een combinatie daarvan.(De enterprise search-tools van Google en Microsoft zijn zonder extra kosten inbegrepen bij hun Office Suite-abonnementen.) Zorg ervoor dat u met de leverancier verduidelijkt hoe u in rekening wordt gebracht.Sommige leveranciers bevatten prijscalculators om klanten te helpen hun kosten te voorspellen.Er zijn een aantal enterprise search-tools op de markt, dus om u te helpen met uw onderzoek te beginnen, hebben we de volgende producten uitgelicht op basis van discussies met analisten en onafhankelijk onderzoek.Aangedreven door machine learning, stelt Amazon Kendra werknemers en klanten in staat om informatie te vinden uit meerdere inhoudsbronnen en locaties binnen het bedrijf met behulp van natuurlijke taalvragen of eenvoudige trefwoorden.Naast het linken naar relevante documenten, levert de tool vooraf voorgestelde antwoorden vanuit documenten, zodat gebruikers niet door lange lijsten met documenten hoeven te bladeren om de antwoorden te vinden die ze nodig hebben.Amazon Kendra, een beheerde cloudservice, biedt native connectoren voor gegevensbronnen, waaronder Amazon S3, ServiceNow, Microsoft SharePoint Online, Salesforce, Google Drive en Amazon RDS;tientallen connectoren van derden zijn ook beschikbaar en klanten kunnen aangepaste connectoren maken met behulp van de Amazon Kendra SDK.(Zie Amazon Kendra-beveiligingsinformatie.)Coveo, een cloudservice, verenigt veilig informatie uit verschillende cloud- en on-premises bronnen om werknemers, zakelijke partners en klanten te helpen de informatie te krijgen die ze nodig hebben.De functies van Coveo, aangedreven door AI, omvatten dynamische inhoudfiltering, tekstanalyse, rapportage, gegevensversleuteling, op rollen gebaseerde toegangscontrole en gegevensresidentiecontrole.De functie Smart Snippets maakt gebruik van contextuele aanwijzingen om gepersonaliseerde antwoorden direct op de resultatenpagina te leveren.Het bedrijf biedt native integraties met Salesforce, ServiceNow en Sitecore;tientallen kant-en-klare connectoren voor platforms van derden, waaronder Slack, SharePoint, Zendesk en Google Drive;en een API waarmee organisaties aangepaste connectoren kunnen maken.(Zie Coveo-beveiligingsinformatie.)Elastic Workplace Search, een uniform zoekplatform voor bedrijven van elke omvang, biedt een consumentachtige zoekervaring waarmee werknemers alle inhoud en applicaties van hun organisatie vanaf één plek kunnen doorzoeken.De tool past de resultaten voor elke werknemer aan en identificeert documenten, records en bestanden op basis van wat belangrijk is voor elke werknemer.Standaard kan Elastic Workplace Search verbinding maken met inhoudsbronnen, waaronder Google Workspace, Slack, Salesforce, de Atlassian-productsuite, Box, Microsoft SharePoint en GitHub, en bedrijven kunnen andere gegevensbronnen verbinden via een aangepaste bron-API.Workplace Search maakt deel uit van de Elastic Enterprise Search-bundel, die kan worden geïmplementeerd op de Elastic Cloud-service van de leverancier of op locatie.(Zie Elastische beveiligingsinformatie.)Google Cloud Search is alleen beschikbaar voor klanten die Google Workspace Business- en Enterprise-edities gebruiken en stelt zakelijke gebruikers in staat om gemakkelijk te zoeken naar inhoud en gegevens in Workspace-services, waaronder Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites , evenals Salesforce, SAP en tientallen andere gegevensbronnen van derden, met behulp van hun laptops, mobiele telefoons of tablets.De tool gebruikt de zoekmogelijkheden van Google om gebruikers te helpen zoekopdrachten in te voeren, zoeksuggesties te bekijken en de inhoud en antwoorden te vinden die van toepassing zijn op hun vragen.Google Cloud Search toont ook assistent-kaarten voor medewerkers die verwijzen naar bestanden in Google Drive waaraan ze onlangs hebben gewerkt, evenals aankomende vergaderingen in Google Agenda.(Zie Google Workspace-beveiligingsinformatie.)IBM Watson Discovery, een intelligent zoek- en tekstanalyseplatform, gebruikt natuurlijke taalverwerking om vragen van medewerkers en klanten te beantwoorden.Het platform biedt snel antwoorden op complexe onderwerpen door belangrijke passages uit inhoudsbronnen te citeren, evenals door volledige documenten en ondersteunende links te bieden, zodat gebruikers weloverwogen beslissingen kunnen nemen.Discovery helpt bedrijven ook trends te volgen, patronen te identificeren en zinvolle zakelijke inzichten te ontdekken uit documenten, webpagina's en andere gegevensbronnen, waaronder Salesforce, Box en Microsoft SharePoint.Discovery kan on-premises of als een beheerde cloudservice worden geïmplementeerd.(Zie IBM Watson-beveiligingsinformatie.)iFinder helpt werknemers bij het vinden van belangrijke documenten en gegevens, of ze zich nu op het intranet, in wiki's, op een bedrijfsschijf of in e-mailsystemen bevinden, via zoeken in natuurlijke taal.Met behulp van kunstmatige intelligentie levert iFinder slimme zoekfunctionaliteit voor bedrijven die verbanden identificeert en context herkent.iFinder kan meer dan 600 bestandsindelingen indexeren, inclusief audio- en videobestanden en gescande documenten.Bedrijven kunnen iFinder on-premises, in de cloud, als SaaS of als beheerde service inzetten.Het platform biedt meer dan 80 connectoren voor gegevensbronnen, waaronder Google Drive, OneDrive, Box, WordPress, Salesforce, Jira, Microsoft Teams en Exchange, en beheerders kunnen zoekresultaten, filters, suggesties voor automatisch aanvullen, documenten en gegevensbronnen beperken op basis van werknemer rol.(Neem contact op met iFinder voor beveiligingsinformatie.)Lucidworks Fusion, een cloudgebaseerd platform voor gegevensontdekking, helpt organisaties om gegevens om te zetten in gepersonaliseerde inzichten voor werknemers en klanten.Met als doel werknemers hetzelfde type personalisatie op het werk te bieden als bij consumententoepassingen, gebruikt de tool machine learning om de intentie van de gebruiker te begrijpen, zodat het de juiste inhoud kan bieden met betrekking tot hun locatie, afdeling of functietitel, ongeacht waar de gegevens worden opgeslagen.Fusion gebruikt connectoren naar honderden veelgebruikte bronnen, zoals Box, Google Drive, SharePoint, Salesforce, Asana en Slack, om de gegevens binnen te halen.(Zie Lucidworks Fusion-beveiligingsinformatie.)Met Microsoft Search, dat is ingesloten in Microsoft-producten, kunnen gebruikers in Microsoft 365 zoeken vanuit elk Microsoft-zoekvak en kunnen ze de informatie vinden die ze nodig hebben om taken uit te voeren in de toepassingen waarin ze werken. Gebruikers kunnen zoeken naar organigrammen, bestanden , of antwoorden op bijvoorbeeld veelgestelde vragen.Microsoft Search gebruikt inzichten uit de Microsoft Graph om de resultaten voor elke gebruiker te personaliseren, waarbij zoekopdrachten en resultaten worden voorgesteld op basis van hun eerdere activiteit in Microsoft 365 en content die trending is in hun organisatie.Zoeken combineert resultaten uit verschillende Microsoft 365-gegevensbronnen, waaronder OneDrive voor Bedrijven, Exchange en SharePoint;bedrijven kunnen ook gegevens van externe bronnen, waaronder Amazon S3, Box, Confluence, Salesforce, Googe Drive en Slack, indexeren via Microsoft Graph-connectoren.(Zie Microsoft 365-beveiligingsinformatie.)Mindbreeze InSpire, een cloudgebaseerde tool voor het beheren van inzichten, helpt bedrijven bij het verzamelen en consolideren van informatie over werknemers, klanten en activiteiten uit meerdere gegevensbronnen, met meer dan 450 beschikbare connectoren en directe integraties met Microsoft Outlook, SharePoint en Salesforce.InSpire biedt verschillende werknemers of groepen automatisch verschillende weergaven van informatie op basis van hun specifieke rollen, zelfs als ze dezelfde gegevensbronnen gebruiken.De tool bevat een ingebouwde mogelijkheid voor documentvoorbeelden waarmee gebruikers de beschikbare documenten kunnen zien en hun revisiegeschiedenis kunnen volgen.Organisaties kunnen ook aangepaste zoek-apps ontwerpen met behulp van filters, widgets, thema's en andere elementen.(Neem contact op met Mindbreeze voor beveiligingsinformatie.)Sinequa Enterprise Search is speciaal gebouwd voor grote, complexe organisaties waarvan de behoeften voortdurend evolueren.Met het Sinequa-platform kunnen organisaties gegevens uit bedrijfsapplicaties, zoals klantrelatiebeheer en enterprise resource planning-systemen, maar ook uit bestanden, documenten en e-mail in verschillende talen koppelen.Bedrijven kunnen tientallen kant-en-klare connectoren gebruiken voor veelvoorkomende apps en platforms of hun eigen aangepaste connectoren ontwikkelen.De eenvoudige interface van Sinequa Enterprise Search maakt gebruik van natuurlijke taalverwerking en machine learning om informatie en inzichten in context aan werknemers te leveren, zonder dat ze enige specifieke expertise hoeven te hebben.Het platform dwingt controle op de toegang tot informatie af van bronsystemen, zodat werknemers alleen gegevens zien waar hun rol recht op heeft.Sinequa kan on-premises, in de cloud of binnen een hybride omgeving worden ingezet.(Zie Sinequa-beveiligingsinformatie.)Linda Rosencrance is een freelance schrijver/redacteur/auteur die sinds 1999 over informatietechnologie schrijft.Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.